Come operiamo

Il processo inizia nel momento in cui nasce l’idea di organizzare l’evento e prosegue con la definizione degli obiettivi che si intende perseguire e con un’analisi per appurare la fattibilità del progetto.

La pianificazione prevede poi la creazione del gruppo di lavoro, e l’individuazione di un process owner, un soggetto che supervisiona l’intero processo (oltre ad occuparsi direttamente di alcune fasi dello stesso) e che è un costante punto di riferimento per tutti gli altri attori.

Terminata la fase di pianificazione si passa alla parte operativa del processo: innanzitutto la logistica, che si occupa dei problemi relativi ai trasporti, agli allestimenti e alle facilities (biglietteria, pulizia,servizio d’ordine, ecc.).

Quindi la gestione dell’aspetto finanziario dell’evento, che comporta l’analisi delle diverse fonti di finanziamento reperibili, ma anche dei costi da sostenere; elementi che vanno a confluire nel budget plan, lo strumento che permette di gestire tutti i flussi finanziari relativi all’evento ed effettuare un controllo del processo.

Altro momento centrale della gestione, così come di tutto il processo di event management, è rappresentato dalle attività di marketing dell’evento.

Un’attività peculiare, all’interno del processo di organizzazione dell’evento è costituita dalla gestione del rischio (o risk management), funzione volta a identificare, analizzare e
fronteggiare le possibili cause di rischio che caratterizzano gli eventi (rischi fisici, di sicurezza, di capacità, ecc.) e tutto quanto concerne la gestione e controllo dei flussi di persone.

Il processo di event management si chiude, quindi, con la valutazione dei risultati conseguiti (o follow up).